Giải pháp ERP tối ưu cho ngành sản xuất – SAP Business One

Quản lý nguồn lực/tài nguyên doanh nghiệp là một việc không hề dễ dàng, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn. Làm thế nào mà chúng ta có thể quản lý 1 công ty có hàng chục nhà máy được phân bổ nhiều nơi khác nhau; hàng chục, trăm ngàn item nguyên vật liệu đầu vào,…và hàng tá các câu hỏi khác về nguồn nhân lực, chi phí, thị trường, khách hàng,…

Giải pháp ERP cho doanh nghiệp sản xuất là công cụ trợ giúp đắc lực, giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề trên.

I. SẢN XUẤT RỜI RẠC

Là quá trình sản xuất khác biệt so với sản xuất liên tục. Đây là một quy trình sản xuất mà sản phẩm hoàn thành là các một hoặc một vài thành phẩm riêng biệt. Nói cách khác, các thành phẩm, bán thành phẩm của quá trình sản xuất rời rạc là tương đối dễ nhận dạng trong cả quy trình sản xuất. Trong sản xuất liên tục, thành phẩm được trải qua một chuỗi quá trình pha trộn hoặc phản ứng hóa học và không thể có quá trình ngược để lấy lại nguyên vật liệu để sản xuất lại.

II. XU HƯỚNG

Một số xu hướng đặc trưng cho sản xuất rời rạc:

• Cạnh tranh toàn cầu ngày càng trở nên khốc liệt;

• Sự linh hoạt là chìa khóa để tồn tại;

• Thiếu hụt lao động có tay nghề;

• Sản xuất xanh là xu hướng tất yếu (tránh những tác động đến môi trường)

Theo những thống kê mới nhất, năng suất sản xuất ngày càng gia tăng ở các nước Bắc Mỹ, Châu Âu và Châu Á. “Đây là một lĩnh vực cạnh tranh tàn khốc nhất thế giới” – Hank Cox, phó chủ tịch hiệp hội các nhà sản xuất Mỹ – “ Các nhà sản xuất không chỉ cạnh tranh với các nhà sản xuất trong cùng quốc gia mà với cả những nhà sản xuất ở các quốc gia khác”.

Để thành công trong một môi trường cạnh tranh toàn cầu, các công ty cần phải nâng chất lượng dịch vụ khách hàng, tối ưu chuỗi cung ứng và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Với hầu hết các nhà sản xuất cỡ vừa và nhỏ – thường có các nhà máy với 500 đến 1000 lao động – cách tiếp cận hợp lý nhất đó là tập trung vào chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.

Bạn không thể bán hàng hóa kém chất lượng ở bất cứ nơi nào trên thế giới này” – Mr Hank Cox.

Một lợi thế khác của các công ty sản xuất nhỏ và vừa đó là khả năng thích ứng nhanh. Các công ty sản xuất phải liên tục nhận biết các xu hướng của thị trường và thay đổi một cách linh hoạt cho phù hợp với xu hướng của thị trường.

“Bạn phải liên tục tái đào tạo và đào tạo nâng cao” – Mr Cox cho biết thêm về một nhược điểm của sự linh hoạt này.

Do đó, tình trạng thiếu hụt các lao động có tay nghề, có khả năng tiếp nhận các khóa tái đào tạo liên tục là một thách thức lớn. “Gần một nửa các thành viên của hiệp hội chúng tôi đang có tình trạng thiếu hụt các lao động có tay nghề vì không tìm được các ứng viên thích hợp”. Ngày nay, rất nhiều nhà sản xuất quan tâm đến “sản xuất xanh”. Điều này, có thể do sự quan tâm của người tiêu dùng đến việc bảo vệ môi trường, hoặc các chính phủ đã bắt đầu đưa ra các điều luật về bảo vệ môi trường, hoặc đôi lúc là do cả hai điều này. Rất nhiều công ty sản xuất cảm thấy các quy định về môi trường này là hà khắc và khá tốn kém. Nhưng bên cạnh đó, rất nhiều công ty sản xuất thực hiện các phương pháp sản xuất phù hợp với quy định về môi trường mà chi phí sản xuất vẫn tiết kiệm hơn (như là sử dụng các nguyên vật liệu tái chế, đầu tư và lắp đặt các hệ thống máy móc mới hơn, hiệu quả hơn và sạch hơn).

Một số chính phủ đã quy định và buộc các nhà sản xuất phải thay đổi phương thức sản xuất, nhằm đảm bảo chất lượng môi trường và chất lượng sản phẩm (như một số quy định về các chất có thể sử dụng trong các sản phẩm điện, điện tử).

III. CÔNG NGHỆ TRONG SẢN XUẤT RỜI RẠC

Công nghệ đã thay đổi cách các công ty vận hành và ngày nay một xu hướng trở nên rõ ràng là:

• Các máy móc sản xuất được liên kết tới các cơ sở dữ liệu, và tạo thành chuỗi sản xuất hợp nhất từ “công đoạn đầu tiên đến thành phẩm cuối cùng”;

• Các công nghệ tiên tiến được áp dụng vào hỗ trợ sản xuất để nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm (như mã vạch, RFID..);

• Các dữ liệu được liên kết, nên khả năng theo dõi và điều chỉnh của quản lý sản xuất là nhanh chóng và ngay tức thời;

• Các phần mềm quản lý toàn diện, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra xuyên suốt và trơn tru, từ quá trình thiết kế, quản lý chuỗi cung ứng đến hoàn thành sản phẩm và bàn giao.

Hầu hết các công ty ngày nay tin rằng, công nghệ thông tin có thể giúp họ duy trì lợi thế cạnh tranh. Một trong những tiện ích công nghệ quan trọng nhất trong sản xuất đó là sự kết nối của các trung tâm sản xuất (thiết bị máy móc, cung ứng) với các hệ thống phần mềm quản trị toàn diện thông qua mạng máy tính.

Trước đây, các thiết bị, máy móc sản xuất được thiết kế và lắp đặt như các chức năng riêng biệt với hệ thống quản trị sản xuất. Giờ đây, với khả năng kết nối mạng sẵn có (ví dụ các máy CNC hiện đại đều có thể kết nối mạng), các thiết bị sản xuất hiện đại có thể truyền nhận các thông tin sản xuất liên tục, thời gian thực và chính xác tới các hệ thống liên quan (như hệ thống quản lý kho, tài chính kế toán..).

Với kịch bản này, khi có bất cứ sự cố nào xảy ra trong quá trình sản xuất, thông tin ngay lập tức được truyền đến các bộ phận liên quan để thực thi các quyết định sản xuất kinh doanh phù hợp (Ví dụ: Điều chỉnh lịch giao hàng cho khách hàng; Điều chỉnh lịch sản xuất – sản xuất các mã hàng thay thế; Thống kê dữ liệu liên quan thời gian ngừng máy và các chi phí, lợi nhuận… liên quan để có thể ra các quyết định đầu tư mua sắm máy móc mới hoặc điều chỉnh, nâng cấp thiết bị..)

Ngày càng nhiều công ty ứng dụng công nghệ vào sản xuất. Ví dụ, áp dụng công nghệ RFID trong kiểm soát các pallets nguyên vật liệu, hàng hóa. Sử dụng robotics, tăng độ chính xác và năng suất. Hoặc đơn giản hơn là sử dụng các hệ thống in và quét mã vạch để tự động cập nhật thành phẩm vào hệ thống phần mềm quản trị khi sản phẩm đã hoàn tất.

“Mỗi ngày, con người đều cải tiến và sáng tạo ra các quy trình sản xuất hiệu quả hơn”, và các công ty thấy họ có thể thu được lợi nhuận nhiều hơn từ những cải tiến đó. Các báo cáo khảo sát giám đốc điều hành của Accenture cho thấy, 59% nói rằng họ muốn tập trung nguồn lực của họ nhiều hơn vào các phân tích, dự báo. Báo cáo cũng chỉ ra, với các báo cáo phân tích và dự báo, các giám đốc điều hành muốn nâng cao hiệu quả của sản phẩm trong quá trình quản lý vòng đời của sản phẩm (PLM – Product Life-Cycle Management), chăm sóc khách hàng (CRM) và quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng (SCM).

Ngày càng nhiều nhà sản xuất sử dụng các phần mềm quản trị tổng thể để quản lý vòng đời sản phẩm. Từ thiết kế, định mức các thành phần, cải tiến sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm. Các nhà sản xuất cũng sử dụng phần mềm để quản lý quá trình mua sắm hiệu quả hơn, kiểm soát hàng hóa tồn kho tốt hơn, và kiểm soát quá trình bảo hành và trả lại hàng nhằm tăng chất lượng dịch vụ.

Với hệ thống quản trị toàn diện, phần mềm hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả nhất. Có thông tin rõ ràng từ sản xuất để làm việc với nhà cung cấp và đối tác vận tải. Với nhà sản xuất nhỏ, một trong những vấn đề cốt lõi của sự thành công là khả năng dễ dàng truy nhập và các trung tâm thông tin quản lý, và các thông tin này phải rõ ràng, minh bạch và chính xác. Nhờ đó, các nhà sản xuất nhỏ có thể cạnh tranh được với các nhà sản xuất lớn hơn trong môi trường cạnh tranh toàn cầu khắc nghiệt như ngày nay.

IV. CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP

Ngày nay một xu hướng với các sản phẩm an toàn và thân thiện với môi trường đang dần trở nên rõ ràng. Một số quốc gia đã có những quy định nghiêm ngặt về vấn đề này. Do đó, một sự phản ứng nhanh, truy tìm ra nguyên nhân chính xác khi có các vấn đề liên quan đến an toàn, chất lượng sản phẩm là điều cần thiết.

V. TỐI ƯU HÓA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT VỚI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ KHO VÀ HÀNG HÓA TRONG SAP BUSINESS ONE

Kho và các công cụ quản lý hàng tồn kho trong SAP Business One cho phép bạn quản lý chuỗi cung ứng tốt hơn, tăng chất lượng dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng, bằng cách cung cấp cho khách hàng các thông tin đáng tin cậy, và nhanh chóng về tình trạng các đơn hàng của khách hàng.

Bạn có thể theo dõi số lượng sản phẩm tồn kho trên từng kho hàng hóa, do đó biết chính xác bạn có thể cung cấp cho khách hàng bao nhiêu và khi nào. Lịch sử các giao dịch hàng hóa trong kho cho bạn biết về xu hướng, mùa vụ và các vấn đề liên quan khác. Với dữ liệu tồn kho theo thời gian thực và chi tiết cho từng loại kho, chúng ta có thể biết được khả năng đáp ứng ngay lập tức đối với các nhu cầu của khách hàng.

Sự liên kết với nghiệp vụ tài chính kế toán, giúp dữ liệu hàng hóa trong kho phản ánh chính xác lên hệ thống kế toán của công ty. Giá trị hàng hóa tồn kho cũng được tự động tính toán mỗi khi có sự thay đổi liên quan đến giá vốn của hàng hóa lưu kho.

Việc tích hợp với nghiệp vụ sản xuất, giúp cho quá trình cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất trở nên tối ưu. SAP Business One có thể tập hợp các báo cáo quản trị hàng hóa lưu kho, giúp cho quản lý kho có mọi thông tin cần thiết nhanh chóng và tức thời. Do đó, các quyết định liên quan đến hàng hóa tồn kho trở nên đáng tin cậy và hiệu quả hơn bao giờ hết. Với hệ thống thông tin về kho và hàng hóa tồn kho trong SAP Business One, chúng ta có mọi thông tin về hàng hóa ở tất cả các kho theo thời gian thực. Từ số lượng đã hứa giao cho khách hàng, số lượng sắp nhận từ nhà cung cấp (dựa trên các đơn đặt hàng đã gửi), số lượng tồn kho thực tế hiện có..

Và hơn hết chúng ta có ngay số lượng có thể cung cấp (Available to Promise). Với khả năng quản lý nhiều đơn vị tính (Unit of Measure), SAP Business One cho phép chúng ta tối ưu các đơn vị tính khi mua hàng, bán hàng và lưu kho… Chúng ta có thể tạo không hạn chế các biểu giá (price list) trong SAP Business One, tạo ra các nhóm giảm giá (discounts) và áp dụng biểu giá, nhóm giảm giá cho từng khách hàng, nhóm khách hàng. SAP Business One cũng cho phép chúng ta quản lý hàng hóa tồn kho theo số lô và số serial, để kiểm soát hàng hóa trong toàn bộ quá trình hoạt động của hàng hóa. Như sử dụng trong bảo hành sản phẩm cho khách hàng, theo dõi chất lượng nguyên vật liệu đầu vào từ nhà cung cấp…

Các nghiệp vụ kho trong SAP Business One cũng hết sức đa dạng, từ các nghiệp vụ xuất nhập kho thông thường đến các nghiệp vụ điều chuyển kho (transfer). Các kho trong SAP Business One cũng có thể định nghĩa không hạn chế và theo nghiệp vụ yêu cầu của khách hàng như các kho không giá (none item cost), các kho hàng nhận gia công, kho hàng ký gửi…

Sản xuất và Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Production & MRP)

SAP Business One cho phép chúng ta tạo ra không hạn chế số lượng các BOM (định mức cho thành phẩm, bán thành phẩm) và các BOM được tổ chức theo mô hình cây (Multilevels BOM) cho phép quản lý sản xuất theo từng công đoạn chi tiết (tính được giá thành theo công đoạn). Với định mức và cấu trúc BOM nhiều cấp, khi chúng ta có các kế hoạch sản xuất liên quan đến thành phẩm cuối cùng, hệ thống SAP Business One có thể hỗ trợ chúng ta tính toán ra chi tiết về các bán thành phẩm cần có, các nguyên vật liệu cần cung ứng cho sản xuất. Nhờ đó, quá trình cung ứng được tối ưu và tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất, không gây gián đoạn.

Kết quả của quá trình MRP, cùng với các thông tin đầu vào người sử dụng đã định nghĩa (leadtime cho sản xuất, mua hàng, vòng quay mua hàng, số lượng tối thiểu…) hệ thống sẽ đưa ra các khuyến nghị về số lượng bán thành phẩm, nguyên vật liệu cần có và thời gian cần đặt mua, cần sản xuất. Lúc này, quản lý sản xuất (hay kế hoạch sản xuất) chỉ phải kiểm tra lại các yếu tố khác trước khi đưa kết quả khuyến nghị thành lịch sản xuất chính thức (như kiểm tra về năng lực sản xuất, các lịch bảo trì, bảo dưỡng…)

Đăng ký dùng thử SAP Business One

Tại sao ERP quan trọng cho doanh nghiệp

Tìm hiểu lịch sử phần mềm SAP Business One

Tài liệu hướng dẫn sử dụng SAP Business One