NHỮNG VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP KHI TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP P2

Trong bài viết trước, chúng ta đã bàn về khía cạnh con người trong một dự án ERP và lý do vì sao doanh nghiệp phải giải quyết triệt để những vấn đề trên nếu muốn đảm bảo ERP được triển khai thành công.

Tuy nhiên, khía cạnh kỹ thuật của dự án cũng quan trọng không kém và cũng cần được quan tâm lưu ý thường xuyên.

Vấn đề kỹ thuật trong dự án ERP

Vấn đề kỹ thuật không chỉ đơn thuần là lựa chọn giải pháp thích hợp

Quá trình lựa chọn giải pháp ERP

Việc tìm hiểu những giải pháp khác nhau và quyết định cuối cùng cần phải thực hiện bởi một ủy ban bao gồm các thành viên đến từ các phòng ban khác nhau. Việc thành lập ủy ban là để mọi ý kiến, thắc mắc và đóng góp đều được cân nhắc.

Để dễ dàng đánh giá một sản phẩm ERP, bạn hãy lập một danh sách với các tiêu chí như sau:

  • Độ tương thích khi vận hành
  • Khả năng tích hợp giữa các phân hệ của hệ thống
  • Tính linh hoạt và khả năng phát triển
  • Độ phức tạp
  • Thân thiện với người dùng
  • Dễ dàng triển khai
  • Khả năng sử dụng trong nhiều môi trường
  • Chất lượng kỹ thuật của giải pháp
  • Tần suất của những đợt nâng cấp
  • Khả năng tùy biến và chi phí điều chỉnh
  • Khả năng hỗ trợ
  • Đánh giá từ những khách hàng khác
  • Chi phí: tổng chi phí sở hữu, chi phí vòng đời sản phẩm, chi phí huấn luyện, phí cho phần cứng, v.v….

Chắc chắn rằng nhà cung cấp sẽ cho phép bạn dùng thử giải pháp (demo). Bạn hoàn toàn có thể yêu họ sử dụng chính những thông tin của doanh nghiệp bạn để đánh giá tính xác thực của việc demo, liệu giải pháp có thích hợp với doanh nghiệp hay không.

Sau giai đoạn demo, bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về những gì doanh nghiệp cần thực hiện và điểm mạnh của giải pháp. Một khi đánh giá giải pháp dựa trên danh sách các tiêu chí đã nêu bên trên, bạn sẽ có câu trả lời chính xác cho việc có nên tiếp tục sử dụng sản phẩm đó hay không.

Dữ liệu bị thất lạc hoặc bị gián đoạn

Dữ liệu là một trong những mối lo ngại hàng đầu của mọi doanh nghiệp do khối lượng khổng lồ của nó.

Thêm vào đó, dữ liệu có thể đã bị sao lưu nhiều lần dưới nhiều tên và định dạng khác nhau, mỗi bộ phận cũng có cách lưu trữ thông tin riêng.

Do đó, nhằm đảm bảo việc triển khai diễn ra suôn sẻ, mọi vấn đề liên quan đến dữ liệu cần phải được giải quyết trước nhất, bắt đầu bằng việc lọc thông tin. Công đoạn này có thể tiến hành trước khi bạn tìm hiểu về các giải pháp ERP. Nếu dữ liệu không được quản lý đúng cách sẽ khiến dự án bị trì hoãn và gây thêm nhiều vấn đề khác.

Tiến hành phân tích khoảng cách (gap analysis)

Phân tích khoảng cách giúp bạn hình dung sự khác biệt giữa tình trạng hiện tại và vị trí mà doanh nghiệp bạn đang hướng đến trong tương lại.

Việc phân tích và đo lường khoảng cách khác biệt tạo thuận tiện trong việc đánh giá giải pháp ERP, liệu hệ thống mới có khả năng phần nào xóa mờ khoảng cách giữa các bộ phận trong doanh nghiệp hay không.

Đọc thêm: 7 câu hỏi các CEO nên cân nhắc trước khi triển khai dự án ERP

Trong đa số trường hợp, giải pháp ERP phù hợp nhất sẽ đáp ứng được khoảng 80% nhu cầu của doanh nghiệp, 20% còn lại là những vấn đề tồn đọng. Để vượt qua 20% đó, bạn có thể chọn một trong những cách giải quyết sau:

  • Chấp nhận thiếu một số chức năng và vận hành như bình thường
  • Yêu cầu nâng cấp, tuy nhiên phiên bản nâng cao có thể không có sẵn
  • Dùng sản phẩm của một bên thứ 3, tuy nhiên bạn có thể gặp vấn đề về giao diện
  • Điều chỉnh bằng lập trình bổ sung, tuy nhiên giải pháp này vừa đắt vừa khó thực hiện

Quản lý sự mong đợi

Mục tiêu và mong muốn không thiết thực cũng tác động tiêu cực đến dự án ERP. Mong đợi cũng như những yếu tố khác được nhắc đến trong bài viết này, cần phải thực tiễn và thường xuyên điều chỉnh để phù hợp hơn với tình trạng của dự án và doanh nghiệp.

Nhằm tránh việc các thành viên mong đợi quá nhiều, bạn có thể đặt ra những mục tiêu nhỏ và dễ thực hiện hơn xuyên suốt quá trình dự án diễn ra. Những mục tiêu nhỏ này, sau khi đã được hoàn thành sẽ giúp bạn và đội ngũ quản lý dễ dàng đánh giá kết quả, nhanh chóng phát hiện vấn đề để điều chỉnh.

Kết luận

Một dự án ERP thành công phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và bạn sẽ phải đối đầu với hàng loạt những thử thách đến từ những vấn đề không thể tránh khỏi như thiếu thốn về kỹ thuật hay những vấn đề liên quan đến con người.

Để giải quyết những vấn để về con người, hãy xây dựng một đội ngũ quản lý dự án với sự góp mặt của những nhân viên tiềm năng của doanh nghiệp. Thêm vào đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã được ban quản lý cấp cao phê duyệt thực hiện dự án trước khi tiến hành.

Ngoài ra, luôn lưu ý văn hóa hiện tại của doanh nghiệp, thiết lập một kế hoạch quản lý thay đổi nhằm giảm tối đa tác động mà hệ thống mới sẽ đem lại. Hãy huấn luyện nhân viên bạn và cho họ thấy được rằng những thay đổi là cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Để giải quyết những vấn đề kỹ thuật, hãy lập một danh sách các tiêu chuẩn khi lựa chọn giải pháp ERP, thực hiện phân tích khoảng cách (gap analysis) và thường xuyên kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh sự mong đơi là cần thiết và quan trọng cho dự án ERP.

Thành công của dự án sẽ được xác định bởi việc bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng cho dự án hay không. Bằng cách luôn cẩn trọng với những thử thách đã nêu trong bài, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về dự án.

×
×

Cart