Chuyển tới nội dung
8 yếu tố khiến ERP trở nên đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp
Tư vấn

8 yếu tố khiến ERP trở nên đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp

04-11-2019

Với việc thị trường phần mềm ERP toàn cầu được kỳ vọng sẽ lên tới 41.69 tỷ đô cho đến năm 2020, tác động của ERP là hoàn toàn có cơ sở. Cho dù con số trên là rất ấn tượng, những người chưa sử dụng sẽ chưa nhận thức được tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp của họ.

Khi sự toàn cầu hóa đang siết chặt thị trường nhiều ngành công nghiệp, việc tìm kiếm các công cụ mới giúp doanh nghiệp thêm lợi thế cạnh tranh đang trở nên rất cần thiết. Với nhiều công ty, lợi thế cạnh tranh đó đạt được là nhờ sử dụng ERP.

Những công dụng của ERP là gì?

Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) được sử dụng bởi các tổ chức muốn quản trị các chức năng doanh nghiệp trong một hệ thống tập trung và tích hợp. ERP thường được sử dụng bởi các công ty làm việc trong chuỗi cung ứng để theo dõi tất cả các chuyển động sản xuất và phân phối. Bên cạnh đó, các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, nhóm phi lợi nhuận, xây dựng và khách sạn cũng có thể ứng dụng hệ thống này. Tổ chức nếu cần quản lý nhân viên, khách hàng và hàng tồn kho đều có thể tận dụng các tính năng của ERP.

ERP lưu trữ tất cả dữ liệu đã nhập vào một cơ sở duy nhất, cho phép tất cả các bộ phận làm việc trong cùng một nguồn thông tin. Ngoài ra, tất cả các dữ liệu này đều có thể được tổ chức, phân tích và lập thành các báo cáo. Hệ thống ERP tập hợp quản lý khách hàng, nguồn lực, kinh doanh thông minh, quản lý tài chính, hàng tồn kho và năng lực chuỗi cung ứng vào chung một hệ thống.

Tại sao chúng ta nên sử dụng ERP?

Phần mềm ERP được dùng để quản lý các tính năng doanh nghiệp, nhưng nó tốt hơn các giải pháp khác như thế nào? Mặc dù ERP có chung mục đích tương tự như những giải pháp khác, những tính năng độc đáo riêng biệt vẫn biến ERP trở thành một sự lựa chọn nổi bật trong thị trường phần mềm. Dưới đây là 8 lý do tại sao ERP đáng được lưu ý bởi bất kỳ tổ chức nào.

1. Tiết kiệm hơn

Mặc dù nhà cung ứng có giới thiệu nhiều mức giá linh hoạt thì thực tế, ERP vẫn là một khoản đầu tư lớn. Đối với nhiều người, mức chi phí lớn riêng lẻ như vậy khó giúp cho tổ chức tiết kiệm được bất kỳ khoản tiền nào. Nhưng khi bạn vượt qua được rào cản đầu tiên đó, bạn sẽ dễ thấy ERP sẽ mang đến chỉ số ROI tuyệt vời. (ROI: Return on Investment – tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư).

Đầu tiên, ERP hợp nhất nhiều hệ thống nhỏ lẻ trong tổ chức của bạn. Từ phát triển sản phẩm đến các khoản phải trả, nhân viên của bạn sẽ truy cập tất cả các công cụ cần thiết cho công việc của họ từ một hệ thống duy nhất.

Bằng cách hợp nhất các hệ thống, bạn sẽ giúp nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Nhờ một cơ sở dữ liệu tập trung như ERP, người dùng sẽ dễ dàng tiếp cận thông tin hơn, thay vì tìm kiếm trên nhiều hệ thống khác nhau. Thêm vào đó, tổ chức của bạn sẽ tiết kiệm với ERP khi không còn phải bỏ ngân sách đào tạo người dùng trên nhiều hệ thống khác nhau nữa, cùng những khoản hậu cần liên quan, hay cắt giảm nguồn lực làm việc với nhiều nhà cung ứng khác nhau để tổ chức các lớp đào tạo trên.

2. Cải tiến hợp tác

Các tính năng ERP đa dạng tùy theo chương trình bạn đang sử dụng, nhưng nhìn chung, tất cả các hệ thống đều cải thiện sự hợp tác theo một số cách chung. Như đã đề cập ở trên, dữ liệu tập trung tích hợp chính là điều tạo nên sự khác biệt cho ERP. Với cơ sở dữ liệu này, bạn sẽ giúp công ty có một nguồn dữ liệu đáng tin cậy duy nhất để làm việc. Điều này giảm đáng kể các lỗi phát sinh khi làm việc với nguồn dữ liệu không chính xác, cũng như cắt giảm chi phí.

Hơn nữa, một cơ sở dữ liệu trung tâm sẽ giảm thiểu sự trì trệ trong các dự án, khi tất cả các thành viên được chủ động truy cập vào dữ liệu công ty mà họ cần. Người sử dụng sẽ không cần phải hợp nhất thông tin trên các hệ thống hoặc nguồn khác nhau. Và cũng bởi vì tất cả dữ liệu đều được biên soạn, lưu trữ, chia sẻ và truy cập thông qua một hệ thống duy nhất, chúng ta sẽ không cần quan tâm về tính chính xác, đầy đủ hoặc an toàn của các tệp dữ liệu.

Hãy thử hình dung nếu không có ERP, bạn sẽ phải nhập liệu một thông tin khách hàng giống nhau vào nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau. Bạn sẽ rất dễ mắc sai sót trong khi nếu sở hữu ERP, bạn có thể dễ dàng tránh được.

3. Phân tích tốt hơn

Một cơ sở dữ liệu thông tin tập trung cũng hỗ trợ bạn cải thiện phân tích và báo cáo. Vì ERP sẽ ghi và lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng nhập vào, nó sẽ tạo nên một công cụ kinh doanh thông minh tuyệt vời. Nếu như nhà cung ứng mang cho bạn những chức năng mạnh mẽ hơn, ERP sẽ giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng khởi tạo các báo cáo đa dạng. Trong khi những báo cáo thường phải mất vài ngày để nghiên cứu và tổng hợp, thì ERP lại chỉ cần vài phút.

Hầu hết các hệ thống ERP đều cung cấp các bảng điều khiển tùy chỉnh, nên người lãnh đạo hoàn toàn có thể xem các báo cáo ngay trong lần đầu đăng nhập vào hệ thống. Các báo cáo này bao hàm mọi thứ từ chi phí, thu nhập, đến tùy chỉnh KPI, đem đến cái nhìn sâu về các chức năng nhất định. Khả năng truy cập báo cáo nhanh chóng cho phép bạn và các đồng nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn. Bạn không còn phải dựa vào kỹ thuật viên để khởi tạo các báo cáo cần thiết. Cuối cùng, các báo cáo thường được phân quyền truy cập, nhằm đảm bảo chỉ nhân viên có phận sự mới thấy được những dữ liệu giá trị của công ty.

4. Nâng cao hiệu suất

Cứ làm mãi theo phương pháp truyền thống, công việc tẻ nhạt là điều không thể tránh khỏi. Những đầu việc như khởi tạo báo cáo, quản lý mức tồn kho, theo dõi bảng chấm công và xử lý đơn hàng khiến người lao động mất hàng giờ để hoàn thành. Không chỉ tốn thời gian, những quy trình này còn làm giảm tinh thần làm việc của mỗi người, cũng như khiến người làm dễ mắc sai sót hơn. Trải qua hàng giờ đồng hồ để nhập những hàng dữ liệu giống nhau vào các bảng biểu khác nhau, thậm chí cả những nhân viên tốt nhất cũng không tránh được sai phạm.

Nếu bạn chọn đúng giải pháp, một hệ thống ERP có thể tự động hóa các đầu việc tẻ nhạt nhất cho bạn. Cơ sở dữ liệu trong ERP giúp loại bỏ các tác vụ thừa thãi, như nhập dữ liệu, và cho phép hệ thống thực hiện các tính toán nâng cao chỉ trong vòng vài phút. Điều này giải phóng thời gian cho các thành viên để làm việc chu đáo hơn, và tăng ROI trong công việc. Từ đó, ERP sẽ gia tăng khả năng, hiệu quả và lợi nhuận cho tổ chức của bạn.

5. Trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Việc quản lý khách hàng chưa bao giờ quan trọng đến thế. Trong thời đại kỷ nguyên số, ngày càng có nhiều người dùng Internet để nhận lời khuyên xem hôm nay ăn gì, mặc gì,…và vô vàn điều khác trong cuộc sống. Khi 84% người tiêu dùng tin tưởng những đánh giá trực tuyến, review của khách hàng đang có sức ảnh hưởng mạnh mẽ hơn bao giờ hết.

Cách tốt nhất để cải thiện sự hài lòng là cung cấp hàng hóa và dịch vụ lấy khách hàng làm trung tâm. ERP cung cấp điều này theo vài cách khác nhau. Đầu tiên, hầu hết các hệ thống ERP đều được trang bị công cụ quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relation Management - CRM), hoặc có thể dễ dàng tích hợp với công cụ đó. Với ERP, CRM sẽ truy cập được dữ liệu về các chức năng kinh doanh.

Cùng với thông tin liên hệ, một CRM tích hợp có thể hiển thị cho bạn các chi tiết như lịch sử đặt hàng và thông tin thanh toán. Điều này cho phép bạn nhìn thấy khách hàng của mình một cách toàn diện hơn để hiểu rõ hơn mong muốn và nhu cầu của họ. Khả năng hiển thị người dùng cao hơn cũng giúp bạn xây dựng chiến lược bán hàng để phát triển những khách hàng tiềm năng.

6. Đơn giản hóa việc tuân thủ và quản lý rủi ro

Khi các công ty phát triển và kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, sẽ rất khó để họ có thể theo dõi tất cả các quy định tại từng quốc gia áp đặt lên doanh nghiệp. Thậm chí, ngay cả các công ty địa phương cũng luôn lo lắng về các quy định về môi trường, an ninh thông tin và nguồn nhân lực,…

May mắn là, nhiều hệ thống ERP lại được xây dựng theo các quy chế để giúp bạn duy trì sự tuân thủ ở mọi giai đoạn. Hơn nữa, ERP cũng cung cấp các công cụ kiểm toán tích hợp để hỗ trợ ghi lại những thông tin như sử dụng hóa chất và các quy định về thuế. Điều này làm cho việc lập và gửi báo cáo đến cơ quan chủ quản liên quan dễ dàng hơn rất nhiều.

Ngoài ra, hệ thống ERP vẫn luôn cung cấp các công cụ quản lý rủi ro. Điều này sẽ nâng cao độ tin cậy và chính xác giúp cải thiện quản lý tài chính tổng thể, vì nguy cơ sai sót khi hạch toán sẽ giảm đi đáng kể. Các công cụ dự báo cũng cho phép người dùng dự đoán trước các kịch bản khi có đủ nhu cầu, nguồn lực và ngân sách. Với những thông tin này trong tay, bạn có thể tạo ngân sách, lịch trình và kế hoạch phát triển sản phẩm an toàn hơn.

7. Cải thiện giám sát hàng tồn kho

Một thách thức lớn đối với các công ty đang phát triển là theo dõi và giám sát mức độ mở rộng hàng tồn kho. Hệ thống ERP sử dụng mã vạch, thẻ RFID và số sê-ri để theo dõi hàng tồn kho của bạn ở mọi giai đoạn trong chuỗi cung ứng. Những công cụ này giúp bạn theo dõi mức tồn tại các kho khác nhau, mặt hàng nào đang được vận chuyển và mặt hàng nào đã sẵn sàng cho người tiêu dùng. Khả năng hiển thị tốt hơn sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình chọn lựa, đóng gói và vận chuyển, cũng như loại bỏ tất cả các phỏng đoán.

Giám sát hàng tồn kho cũng hỗ trợ hoạt động báo cáo, vì các công nghệ theo dõi sẽ đưa ra số liệu chính xác hơn. Dựa trên KPI, người dùng có thể xác định sản phẩm nào có vòng đời nhanh  – thể hiện mức cầu lớn, cũng như nhìn thấy chi phí vận chuyển của sản phẩm nào đang tăng lên. Khi ERP cung cấp thông tin với độ chính xác cao hơn, các nhà quản lý kho có thể lấy dữ liệu thời gian thực để đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác hơn.

8. Cải thiện kế hoạch sản xuất và quản lý tài nguyên

Cùng với việc quản lý hàng tồn kho của bạn, hệ thống ERP cũng điều phối cả khâu sản xuất. ERP cung cấp cái nhìn chuyên sâu về tất cả các hoạt động, bao gồm cả vận hành khu vực sản xuất. Điều này cho phép người dùng tối ưu hóa lịch trình, thiết bị và nhân công để tối đa hóa công suất.

Bên cạnh đó, ERP cũng sẽ quản lý luôn hóa đơn vật liệu (Bill of Materials - BOM) và tài sản cố định của bạn. Với phần mềm này, người dùng có thể dễ dàng khởi tạo và chỉnh sửa BOM mà vẫn theo dõi được tất cả các thay đổi trước đó. Quản lý tài sản cố định cho phép người dùng lên lịch bảo trì thiết bị để giảm thời gian hỏng hóc phát sinh, cải thiện lợi nhuận và mối quan hệ trong chuỗi cung ứng của bạn.

Kết luận

Tầm quan trọng của hệ thống ERP vượt xa chi phí, thời gian và công sức triển khai ban đầu, nếu bạn chọn giải pháp phù hợp. Hãy liên hệ với Ciber CMC, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm thông tin về các tính năng, mục tiêu triển khai phù hợp cho bạn. Khi đã nghiên cứu cẩn thận, bạn sẽ thấy ERP cung cấp tất cả các lợi ích trên và hiểu rõ được tầm quan trọng của hệ thống này đối với một doanh nghiệp.

Những lợi ích bạn đang tìm kiếm trong ERP là gì? Hãy để lại thông tin cho chúng tôi biết nhé.

X

Đăng ký tư vấn

Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.