XÂY DỰNG YÊU CẦU ĐÁNH GIÁ

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là gì? Làm sao để Triển khai một dự án phần mềm ERP gọi là thành công toàn vẹn?

Phần mềm ERP phải thật sự là một giải pháp Hệ thống toàn diện, bao gồm việc tích hợp các bộ công cụ này theo một quy chuẩn tốt nhất có thể, để đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu về quản trị toàn bộ nguồn lực của một doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài liệu văn bản lưu trữ, các quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán… được vận hành trơn tru trên một thể thống nhất gọi là một hệ thống phần mềm ERP.

Việc triển khai phải tiến hành tuần tự và lặp đi lặp lại hoàn chỉnh từng bước một trước khi đưa vào chạy thật. Các bước được tiến hành thật chi tiết sau:

+ Khảo sát hệ thống hạ tầng.

+ Khảo sát cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

+ Khảo sát nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, báo biểu, hệ thống thông tin truyền thông.

+ Xây dựng hồ sơ Đánh giá hiện trạng.

+ Chuẩn hóa qui trình nghiệp vụ.

+ Chuẩn hóa các Bộ Danh mục (Master File _ nêu chi tiết ở mục dưới).

+ Chuẩn hóa hồ sơ tài liệu, chứng từ, báo biểu.

+ Đề xuất tái cơ cấu tổ chức.

+ Đề xuất cải tạo & nâng cấp hệ thống hạ tầng cơ sở.

+ Xác định yêu cầu hệ thống (Xác định scope).

+ Chọn lựa công cụ thực hiện (Chọn lựa dòng sản phẩm).

+ Phân tích sự khác biệt (GAP Analysic)

+ Đề xuất điều chỉnh qui trình nghiệp vụ & các báo biểu chứng từ (nếu có).

+ Xác định khối lượng Customize,

+ Xác định nhân tố và yếu tố gây ảnh hưởng đến mức độ thành công của dự án.

+ Đánh giá và đề xuất phương án loại trừ rủi ro (Risk management),

+ Hoạch định kế hoạch tổng thể, Lưu ý các cột mốc quan trọng (thời điểm bắt đầu & kết thúc của các kỳ hạch toán, niên độ tài chính…).

+ Hoạch định kế hoạch tài chính (dự trù ngân sách).

+ Hoạch định nguồn nhân lực thực hiện.

(cũng cần hoạch định lại kế hoạch tổng thể cho phù hợp với kế hoạch tài chính và nguồn nhân lực).

+ Hoạch định cơ cấu thành viên dự án và Ban quản lý dự án (End User & Key User, Project Management).

+ Xác định commitement của BoD.

+ Xác định quyền hạn chức năng của Project Management.

+ Chuẩn hóa bộ Danh mục (Master File _ Master Date File):

+ Mã vật tư hàng hóa, CCDC, TSCĐ….

+ Mã các đối tượng kế toán Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên…

+ Bộ tài khoản (CoA)

+ Các định khoản chuẩn (Entries).

+ Chuẩn hóa nguồn lực sản xuất (năng lực sản xuất, máy móc, con người),

+ Chuẩn hóa Định mức & Qui trình SX.

+ Xây dựng Bài toán giá thành kế hoạch.

+ Xác định Bài toán giá thành phân xưởng.

+ Xây dựng Bài toán Giá thành hạch toán.

+ Chuẩn hóa các Giao dịch (Transaction File _ Transaction Data File).

+ Bộ chứng từ,

+ Sổ sách kế toán, bốc tách số liệu cho phù hợp với các nghiệp vụ trong hệ thống (sản phẩm ERP).

Tài liệu setup & installation

+ Tài liệu HDSD cho Key User.

+ Tài liệu HDSD cho End User.

Khởi động dự án

Đào tạo cho Key User (Key User training).

Cập nhập danh mục vào hệ thống.

Thử nghiệm hệ thống

Xác định khả năng đáp ứng của hệ thống.(Có thể sẽ phân tích lại GAP lần cuối)

Xác định rủi ro lần cuối (risk agains)

  • Quyết định Golive dự án (Go or No Go decision, Cancel Project)
  • Điều chỉnh kế hoạch thực hiện nếu có.
  • Đào tạo cho End User (Key User đảm nhiệm) _ End User training.
  • Xác định lại kế hoạch lần cuối, đánh giá rủi ro.
  • Điều chỉnh lại bộ danh mục lần cuối.
  • Run dự án (không chạy song song).
  • Tổ chức Kiểm tra chứng từ vào cuối mỗi ngày.
  • Kiểm tra báo cáo theo tuần/ tháng/ quý.
  • Nghiệm thu và đưa dự án vào vận hành, bảo trì.

Để làm được toàn bộ các bước trên, một dự án cần thời gian khoảng 01 – 03 năm để thực hiện hoàn tất dự án.

Thời lượng Bình quân triển khai Financial = 3 – 6 tháng (thường phải triển khai sau phần Logistic mơi đúng trình tự).

Thời lượng Bình quân triển khai Logistic = 4 – 8 tháng.

Thời lượng Bình quân triển khai MFC = 5 – 18 tháng.

Thời lượng Bình quân hệ thống hoạt động trơn tru và mang lại hiệu quả cho Doanh nghiệp từ 03 – 05 năm.

Tiêu tốn rất nhiều chi phí nhân sự của Chủ đầu tư và Nhà cung cấp giải pháp. (Tuy nhiên, khi dự án thành công cũng mang lại hiệu quả không thể đo lường được!!!)

Đó là lý do tại sao chi phí triển khai bao giờ cũng bằng 1,2 – 03 lần chi phí License

SAP_GoldPartner_grad_R